Microsoft đang chuẩn bị giới thiệu một tính năng đột phá trong Teams, hứa hẹn thay đổi cách thức nhân viên làm việc kết hợp quản lý thông tin hiện diện của họ. Tính năng mới này sẽ tự động xác định và cập nhật vị trí làm việc của người dùng bằng cách phát hiện kết nối của họ với mạng Wi-Fi của tổ chức, loại bỏ nhu cầu cập nhật trạng thái thủ công và góp phần nâng cao an toàn thông tin trong môi trường làm việc số. Đây là một tin tức bảo mật quan trọng cho các doanh nghiệp đang tìm cách tối ưu hóa không gian làm việc.
Cơ chế Phát hiện Vị trí Làm việc Tự động
Tính năng này, dự kiến triển khai vào tháng 12 năm 2025, giải quyết vấn đề thường gặp ở nhân viên làm việc kết hợp: khó khăn trong việc duy trì thông tin vị trí cập nhật. Hệ thống hoạt động bằng cách ánh xạ các mạng Wi-Fi cụ thể đến các tòa nhà văn phòng vật lý trong một tổ chức.
Nguyên lý Hoạt động và Tối ưu hóa Cộng tác
Khi nhân viên kết nối laptop của họ với một mạng Wi-Fi được nhận diện, Teams sẽ ngay lập tức cập nhật trạng thái để phản ánh vị trí tòa nhà hiện tại của họ. Tự động hóa này giúp đồng nghiệp nhanh chóng xác định ai đang làm việc tại văn phòng, tạo điều kiện cho các cuộc họp ngẫu hứng và cơ hội cộng tác có thể bị bỏ lỡ. Điều này cũng gián tiếp nâng cao an toàn thông tin cho các cuộc thảo luận nội bộ, vì vị trí rõ ràng giúp xác định ngữ cảnh giao tiếp.
Mở rộng Khả năng Phát hiện Thiết bị
Công nghệ này không chỉ giới hạn ở việc phát hiện Wi-Fi đơn giản. Các tổ chức có thể cấu hình hệ thống để nhận diện các thiết bị ngoại vi được kết nối như màn hình và docking station. Việc bổ sung các điểm dữ liệu này cung cấp khả năng nhận diện vị trí chính xác hơn. Phương pháp tiếp cận đa lớp này đảm bảo phát hiện đáng tin cậy trong khi vẫn duy trì quyền riêng tư và quyền kiểm soát của người dùng, củng cố an toàn thông tin cá nhân.
Các Biện pháp Bảo mật và Quyền riêng tư Nâng cao
Microsoft đã thiết kế tính năng này với các yếu tố quyền riêng tư là trọng tâm. Các cập nhật vị trí chỉ diễn ra trong giờ làm việc được xác định trong lịch Outlook của người dùng. Dữ liệu này được xử lý với các giao thức chặt chẽ để đảm bảo an toàn thông tin cá nhân và tổ chức. Tất cả dữ liệu vị trí tự động được xóa vào cuối mỗi ngày làm việc, đảm bảo an toàn thông tin cho người dùng.
Bảo vệ Dữ liệu Người dùng và Mục đích Sử dụng
Điều này ngăn chặn mọi hoạt động theo dõi ngoài giờ làm việc. Hệ thống chỉ phục vụ mục đích nâng cao sự hợp tác tại nơi làm việc, thay vì giám sát di chuyển của nhân viên. Sự chú trọng vào quyền riêng tư này là một phần quan trọng của chính sách an toàn thông tin của Microsoft.
Kiểm soát của Quản trị viên và Người dùng
Tính năng này bị vô hiệu hóa theo mặc định và yêu cầu kích hoạt có chủ đích ở nhiều cấp độ. Quản trị viên IT phải bật nó ở cấp độ tenant bằng các lệnh PowerShell, ví dụ như:
New-CsTeamsWorkLocationDetectionPolicySau đó, từng người dùng phải tự nguyện chọn tham gia thông qua một lời nhắc đồng ý trong ứng dụng Teams. Ngay cả sau khi bật tính năng, nhân viên vẫn giữ toàn quyền kiểm soát việc chia sẻ vị trí của họ với đồng nghiệp, cung cấp sự linh hoạt cho các tình huống làm việc khác nhau. Điều này thể hiện cam kết của Microsoft về bảo mật mạng và quyền tự chủ của người dùng.
Chuẩn bị Triển khai và Lộ trình Phát triển
Các tổ chức quan tâm đến việc triển khai khả năng này nên bắt đầu chuẩn bị ngay bây giờ. Điều này bao gồm việc ánh xạ SSID Wi-Fi và các thiết bị văn phòng của họ với tên tòa nhà cụ thể. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng này là cần thiết để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ và duy trì an toàn thông tin.
Hướng dẫn Cấu hình Ban đầu và Lịch trình
Việc triển khai rộng rãi dự kiến sẽ bắt đầu vào đầu tháng 12 và hoàn tất vào giữa tháng trên tất cả các khu vực. Microsoft sẽ phát hành tài liệu toàn diện trước khi ra mắt, bao gồm hướng dẫn chi tiết về quản lý chính sách và các phương pháp cấu hình tốt nhất. Điều này hỗ trợ các quản trị viên IT trong việc cấu hình tính năng một cách an toàn và hiệu quả, góp phần vào an toàn thông tin chung của tổ chức.
Cam kết Nâng cao Môi trường Làm việc Kết hợp
Bản cập nhật này, được theo dõi dưới Microsoft 365 Roadmap ID 488800, thể hiện cam kết tiếp tục của Microsoft trong việc nâng cao môi trường làm việc kết hợp. Bạn có thể tìm hiểu thêm chi tiết về lộ trình phát triển này tại Microsoft 365 Roadmap.
Bằng cách giảm bớt sự phức tạp liên quan đến quản lý vị trí, Teams hướng đến việc thu hẹp khoảng cách giữa cộng tác kỹ thuật số và hiện diện vật lý. Cuối cùng, điều này cải thiện sự phối hợp và hiệu quả cho các nơi làm việc hiện đại đang điều hướng các sắp xếp công việc linh hoạt, đồng thời bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình này.
